About Translators

關於翻譯人員

確定你獲得完全的資訊

如果你要讓別人贊成你，就必須先能讓對方了解你，國際談判常常需要藉由翻譯人員來達到這個目標。最理想的翻譯人員要能夠了解雙方溝通所必要的語言和文化的細微差別(例如：一些俚語的用法)，翻譯人員也要清楚的了解錯綜複雜的每一件事，從身體語言到座位的安排(包括對方國家的身體語言和座位與身分之間的關係等等比較細節的部分)。一個單獨的團隊或談判者，不太可能有足夠的語言技巧來應付世界各地的談判。翻譯人員的素質對談判的成敗有很大的影響。

 

使用團隊成員的語言技巧( Using the Language Skills of Team Members)

有時候，團隊成員為了目標市場，必須具有必要的語言技巧。在談判之前翻譯文件以及建立電話會談的能力，對談判團體而言是非常受用的。但是，在談判期間，僱用全職的翻譯人員是不智的，因為團隊的成員大部分是具有商業或分析的技巧，所以一般都不容許團隊成員去扮演翻譯人員。只有在團隊成員是非常資淺的幕僚人員的狀況下，才會在正常的談判期間使用他的語言長才。較高層的管理人員只有在很特殊的案子上才會使用他們語言的技能，讓行銷副理扮演翻譯人員的角色對是很沒效率的舉動。

 

在公司內部找尋翻譯人員(Looking In-House for Translators)

        大公司在世界性的文化中擁有多樣化的人員配備，具有豐富的語言人才，當有需要的時候可以開發說荷蘭話、越南話或者葡萄牙話的員工，這些會比從公司外面買來的翻譯對公司更有貢獻。因為他們對產品線、公司的背景和倫理很熟悉，他們急於成為公司高層的問題，也感激公司讓他們有機會參加公司贊助的旅行。最後能確定的是，在談判期間，他們對公司的目標會很忠誠。

不幸的，利用公司內沒經驗的人來當翻譯人員有下降的趨勢。在快速的談判過程中當翻譯會讓人神經疲勞，不熟悉這種壓力的員工不能成為好的候選人。同樣的，對高度討論覺得新鮮的員工往往發現他們自己被活動所吸引，這樣對他們的翻譯責任就會有所分心。詢問對方重複述說自己不是專業等級的翻譯人員。

透過檢查來確定員工的語言技巧是否已經能馬上勝任這份工作(一般而言，學校的法文書在巴黎很少用到，另外美國化的南越人的會話在河內也不太適用)。作為其餘的談判團隊，旅行和重音技巧一樣重要。如果他們不能處理談判的氣氛，不管他們的語言技巧有多好，都不列入考慮。在談判的時候，翻譯人員是要提供協助而不是成為包袱。

 

尋找哪些和在哪裡尋找翻譯人員(Translators: What To Look For and Where)

        談判者應該僱用熟悉他們自己公司內部文化以及談判對手公司內部文化的翻譯人員，如果僱用公司外部的人員，就要找天賦比較好的，這樣才能做到知己知彼。

        如果必須登廣告的話，只接受專業的委託，記住，能說一口所需的流利語言的不保證一定是一個好的翻譯或翻譯人員。例如：公司內有處理壓力的能力而且有過國外旅行經驗的員工，和有一個熟悉即將開始的談判主題的工作一樣重要。

        大部分主要的城市都有翻譯的服務，可以長久的提供專業的服務。政府機構也提供翻譯人員的聯絡和服務。地主方為了當地的使用而僱用當地翻譯人員，這些服務是相當實際有用的。訪方的談判者可能也希望利用這些公司。為了擴張海外市場而準備的訪方談判者最好從自己的國內僱用翻譯人員，而且還要讓翻譯人員成為團隊的一部份。這樣可能會花費甚多，不過卻很實際，因為翻譯人員可以直接回應、付費，這些通常是談判人員中的翻譯人員在做的。

注意：不要讓對方提供的翻譯人員來為你服務，在要求對方的地主國幫你介紹翻譯人員的時候要小心。不誠實的翻譯人員會造成無法挽回的損害。

談判桌上的任何一方都該有自己的翻譯人員，就像實際發生的，只用一個翻譯人員會讓翻譯人員很快的筋疲力盡，也會產生溝通上的問題。談判的過程需要高度的集中注意力，甚至是為了要很順利，同時替兩方工作是很累的一件事。另外，談判者必須是會議前和會議後的一部份，讓策略維持一致性是很重要的。他們用語調、身體語言、和文化的差別來表達，提供實際的資訊給談判者。所以只用一個翻譯人員不能夠同時提供談判雙方服務。

 

適當的關心和處理 (Proper Care and Handling)

翻譯人員要讓別人覺得他們是談判團隊和過程的一員，這一點很重要。讓他們置身事外，直到討論開始且延遲問題直到每一天的結束，這些都會大大的限制了翻譯人員的效能。他們應該被當成正常和基本的團隊成員，且被包括在社交事件的關係中，並與談判無關。就像其他的談判者，翻譯人員必須保持高度的精神、被看重、禮遇、以及友誼的幫助。這些是薪水以外的方式，來激勵翻譯人員的忠誠度。

如果他們是算時薪的，要了解什麼是可以支付的，什麼不可以。對於翻譯人員的職權也應該要很清楚，何時可以或者何時不可以使用翻譯人員。建議給翻譯人員工作的薪水要高過或超過責任的要求。

注意：如果訪方在發展中的國家使用當地的專業人員，他們可能希望薪水能夠逐次支付，而不是在談判結束一次支付。給翻譯人員一點車馬費以及一些的小費對維持他們的精神和忠誠度是很有幫助的。

翻譯人員必須要消息靈通，這並不表示他們要知道公司所有的秘密，他們應該在談判之前就被告知在談判期間使用的基本的科技資料以及項目，一些想法和項目不要輕易傳達，要翻譯人員對複雜的想法和科技行話提供解釋是不智的。讓翻譯人員熟悉雙方團隊成員的說話形態也是一個不錯的想法。這也是將他們列入社交項目的好理由。用方言或俚語進行簡單的短暫訪問可能讓翻譯脫軌。要讓翻譯人員和團隊成員建立談判前的默契。

注意：不要以為翻譯人員知道基本的企業和貿易行話。很多簡單的貿易討論可能甚至是因為一些普通的用語而停止，例如：船上交貨價格(free-on-broad)、或者汽車零件市場(after market)。

 

基本的禮節(Basic Protocol)

和翻譯人員在一起卻不懂得基本的禮節，這種談判者會被當作初學者，也會造成談判的問題。以下是使用翻譯人員的基本禮節：

1.      當對手在說話的時候，要注視他們，而不是他們的翻譯人員，就算是翻譯人員在翻譯的時候也要繼續注視對手，只要偶而喵一下翻譯人員，談判人員也要用身體語言做說明。如果你沒有專心的看的話，你就看不到對手的微笑。

2.      專心的傾聽，不像正常的會話，不會去期待立即的回應。在翻譯的時候不要太公式化。傾聽、然後系統的闡述、之後回應。

3.      當雙方都有談判人員，各自的翻譯人員只能在他們的團隊說話的時候才能翻譯。他們應該在對手工作的時候記筆記，且確實的翻譯。當正式化的回應談判人員應該與翻譯人員確認這些翻譯。要求說明是必要的，但是不要打斷別人說話。

4.      談判人員應該說清楚簡短的句子，最好一次不要超過30秒，然後暫停讓翻譯人員翻譯，如果是冗長的演說(例如：禮貌的客套話)，要先確定翻譯人員一開始就拿到副本了，這樣才能用到修飾的措詞(用更囉唆的句子)，也保證了所有需要的重點都包含到了，且被適當的翻譯。

5.      翻譯人員通常坐在談判人員的後面，而不是談判桌上。必須的時候，可以讓他們在參與的人和某種程度的機密間移動(例如：悄悄話)。

6.      當對手的翻譯人員對主要的點的解釋有衝突的時候，我方要去要求澄清，不要以為你的翻譯人員總是正確的。

7.      不要公開的對翻譯人員的績效表示不滿，如果翻譯人員是你的團隊所僱用的，或者是幕僚成員，把你的挑剔或不滿記下來，在會議之後討論。保存翻譯人員的尊嚴就是保存他們的忠誠。而且私底下告訴翻譯人員，也比較不會被對手找到可以利用的弱點。如果我們的翻譯人員是對手僱用的(一開始這就不是一個好的主意)，要跟對手解釋你的不滿，因為那是他們的員工，所以要他們去處理，我們不便處理。要他們立刻有所改善，或者換一個人。

8.      立刻和談判人員保持親近，維持他們的信心。要小心對手親近你的談判人員，盡力想從你的翻譯人員身上得到資訊。尤其是如果訪方的翻譯人員是當地地主國的人民(對方可能會動之以情，誘之以利)。

 

保密讓對手失衡(Keeping Counterparts Off-Balance with Secrecy)

翻譯人員通常所用的語言往往超過談判所需的，如果他們和團隊成員或主談者分享這些技巧，這將成為溝通上的重要工具，也會讓對手失衡。如果用第三種語言作為團隊內部討論的語言，除了團隊成員方便使用，也會讓對手驚慌失措。--假設對手缺乏相同的語言技巧。

如果地主國的那方(或比較有優勢的一方—例如買方)堅持提供一個翻譯人員給兩方使用也是相同的道理。地主國繼續聽得見自己這方自身聲調的會話，直到訪方受不了而要求替換翻譯人員。在亞洲兩方的戰略一樣，這在西方是不禮貌的。有些談判人員避開這樣的戰略，有些人有勇氣去忽視對手這樣的活動。直到其他人讓對方了解這種秘密的做法會被視為不信任對方。

 

下列提示幫助你成功達成貿易任務(Tips for a Successful Trend Mission)

1.      一個代表團的領導人員應該是身分比較高的而且是被承認的公開的頭臉人物。

2.      在地主國去做一些可信賴以及可依賴的接觸，與他們在後勤上一起合作，而且要在你拜訪之前選擇外國公司。

3.      善用你公司在地主國大使館和會議室的貿易接觸。

4.      在你開始告訴參與者應該注意的禮貌、旅行計劃、基本文化的報告之前，先安排一個行前簡報。

5.      在旅行中帶著適當的翻譯人員，如果沒有辦法有一個翻譯人員隨行，也要確定在海外能有一個可以為你服務的翻譯人員。

6.      做一本任務概況的書，內容包括照片、姓名、參與者公司和人名的描述。

7.      學習如何去正確、清晰說出地主國聯絡人的名字、地位和職銜。

8.      在每一次的接觸都可以帶小的、精緻的禮物。因為禮物在每一個文化都適用。

9.      不要討論政治理念和宗教。

10.  小的代表團比大的代表團容易管理。

 

適當的翻譯是很重要的(The Importance of Properly Translated Written Material)

為了更有效率的與對方談判，翻譯一些必要的文件是不可省略的，就像是禮貌和專業的記號，好的翻譯可以讓己方在談判的時候更了解對方。如果賣方是代理人，在雙方激動討論期間難免會有些文法和重音的偏差，就算是翻譯人員也沒有人在這邊能完全翻譯的很好。計劃案、介紹信、參考資料、財務報告都應該先翻譯，把它跟正本放在一起，送出傳真去確定會議時間和日期，這些都應該用收件者的語言去寫。如果語言太模糊或者不能用，就只好用英文來做附註了。

注意：當翻譯財務或數字的資料，小心注意的使用頓號和句號，尤其是代表貨幣或千元單位的群體。這些在世界各地的用法並不統一。

 

公司的行銷材料和小冊子(Company Marketing Materials And Brochures)

更好的是，不用重做四色用外語編輯的公司行銷擔保品或銷售小冊子。這可以等到在外國市場已經建立長期的狀態。在那之前，添加在裡面的話有被記得就夠了。在送印之前，最少要檢查翻譯三次，確定無誤。印好了，還要再確定一次，印刷錯誤是可笑的、甚至會招來侮辱。

插撥：1986年，在開會之前作者同意將英文行銷文件翻譯成日文，日本人發現每一個小標題都被級奢侈的印成小冊子，而且都被印的亂七八糟，日本人對此印象深刻。如果多檢查幾次就不會發生這種事。

名片(Business Card)

一些國家(例如：日本和南韓)很重視名片，不管是來自哪個國家的談判者，或者是他們準備去拜訪的，都會把名片翻譯成對方的語言。這是介紹公司內涵和注重細節的一個小小的工作。和其他的文件一樣正式，所以在翻譯的時候要小心。

        有名的或者商標的字母縮略字(例如：IBM)，不需要翻譯或者沒有章法的字(例如：Toyota)，對公司的說明一般而言都會包含在名片中，所以在翻譯後應該小心的檢查(作者的名片曾經經由研究和分析之後，將英文翻譯成塔加拉族語以供閱讀和思考)。

在談判期間用的職銜應該小心的翻譯以符合對方的，要做一些額外的研究，例如決定副手、代表(deputy)和副理(vice president)的差別或者及於兩者之間的貿易助理(trade assistant) 和銷售管理人員(sales manager)，不要過度膨脹職銜，如果錯誤發生，讓它變成你的利益。而且，確定銷售副理不會變成銷售錯誤的經理，這樣的事情在國際企業的談判中發生往往令人尷尬。

兩面的名片是較正式的，國際化的使用通常是清楚地寫滿翻譯和聯絡號碼，電子郵件信箱也應該包含在公司的網頁裡面。有一些拜訪的國家甚至包括了他們暫時的地址和聯絡電話。

注意：一些案子中，這些名片在談判結束可能會被全部留下，要善用他們，讓他們對你有所幫助。