The Agenda 排定議程 (Carve it in stone)
商討、同意談判的各項議程，是在漫長建立關係的過程中及成功交易的第一步。儘管雙方對於協定的義務經驗豐富，但是其中仍牽涉基本人性的因素。這些甚至發生在透過電話或傳真的談判上。事實上，在這種關係下交易的品質有時候變成次要的了。
扮演專業積極的角色(Taking a proactive role)
在跨國的談判中，如果沒有一份確定的議程，肯定是會浪費時間與金錢的。會晤團隊將花費最高額費用，因為他們必須扮演積極的角色來構築雙方見面的議程。在許多的企業文化裡，老闆們可能不願意遵照既定的議程進行，即使這可能不合乎一般對於時間的看法。有些老闆們喜歡消耗掉所有時間（run the clock out）以迫使對方妥協。很明顯的，去訪的談判代表也能如願地談妥並清楚的勾勒出議程。
有經驗的談判人也知道，如果老闆們越遵行議程，事情將進行得越順利。有時候雖然知道花費會更少，但是公司方面（買方或賣方）依然會緊縮管理階層與幕僚的時間。不論是牽制談判的過程，或是有點隨便的進行都不是有效的辦法。許多善用“時間消耗戰”（running out the clock）手法的人發現，他們的辦法使理性的客戶們一去不回而失敗。甚至許多如中國的新興經濟個體，因為談判代表被認為是浪費時間的人（time waster）而降低投資。 時間就是金錢(Time is money)
對於不熟悉或輕忽程序的對手而言，需要花一點時間使對談上軌道。儘管議程事前已經規劃完善並提出，設定進行步調對於首次會談是有必要的。來訪代表希望按照行程進行，就必須迅速到達並隨時準備好投入工作，不論老闆們是否已經準備就緒。賣方代表會表現出渴望積極，買方代表則讓人有隨時可以做出決定的印象。那些沒有做好準備的老闆們，至少在短時間內將被迫採取守勢。
買賣任一方若傾向製造出讓對方等待的氣氛，可能很難去遵守議程。賣方必須充分瞭解對方是否如此，同時想考慮這種態度是否將延續至支付階段。對付這類不對等關係的辦法，就是同時與其競爭廠商議定合約。對於違紀的買家，必須常常提醒他們並不是唯一的買主。有時候他們是唯一的賽局（如果是唯一的至少政府會讓你加入），賣方需要加倍努力緊盯時限。雖然這場意志的對抗可能是令人沮喪的，但是仍需要去克服。效率是大有學問的。
令人驚訝的是，買方有時候可能會發現賣方即使一切如他們所願，也不太能遵守議程。有時候這是文化上的現象，也許是經驗不足或不夠專業的結果。當然，買方可以對議程表現得更為堅持，並考慮是否不願意或不能遵守期限的對手繼續討論下去。
這些狀況通常發生發展中經濟體及科技強權的代表之間。後者通常相當容忍的去接受前者（那些極度需要投資或產品的國家）。儘管相當耗費時間，透過過去的實例及堅持，這些發展中國家最終仍將習得先進國家的商業技巧，如同獲得他們的科技一樣。 里程碑(Milestone)
構築有效率的議程是公認及表定的成果，致使程序進入下一個階段。這些里程碑應該在議程的構築過程中獲得共識。有些人會破壞買賣，有些則按部就班邁向成功。有些論點可能會引發爭議。例如“貨運擔保人”、“會計標準”、“往來銀行”或“差額退還”都可使任一方暫停交易。雙方必須瞭解列出大事紀（備忘錄，milestone）是在訂定合約之前，而且情況可能隨談判進行而改變。 假如雙方在談判中達成協議，大事紀（備忘錄）可以記錄雙方承諾的進展。事實上它們是可實現的預兆。在大事紀中所記的內容及日期需再研議然後列入正式的議程。不論發展的背景或他們如何看待合約的束縛，雙方都必須瞭解商業在廿世紀後期進展相當快速，卻沒有條理的規劃。國際貿易法太複雜，國內法太嚴峻以致無法凸顯細節。在談判先期運用大事紀，就不致使細節被忽略。 配合社交活動((Accommodating the social aspects) 在某些國家中，國際上的商業往來牽涉許多社交活動，儘管只是一些虛應故事的休閒活動。這些晚宴、雞尾酒會、高爾夫球敘、文化巡禮等都要當作是正式的談判程序，在事先取得共識並在來訪代表抵達之前排入行程。
幕僚人員應該先瞭解並準備好參加這些活動，特別是來訪的幕僚人員。雙方都必須瞭解對方有其他與本次協商中無關的行程。不論哪一方都不應霸佔對方的時間，或是製造足以讓對方處於窘境的驚訝。
談判專家會因前往或所代表的國家不同，而在某種程度上犧牲一點自由時間去參與商業上的交際。社交活動確實是談判的延伸，但必須把持住策略。往往談判的成敗就在一杯香檳之後。 掌握對手的反應(Handling the reactions of counterparts)
買賣其中一方會主導議程的制訂。通常是賣方或是去訪的一方，因為他們背負最大的風險。不論哪一方開始提出想法，就必須準備對方可能的反應。具備多種替代方案，以及足夠的可議空間，在起草時能得到更快而明確的答覆—這種是令談判代表期待的品質。以下是一些可能的反應。 完全同意
這應該會令人高度懷疑，而且可能是先前所提到所謂包裹（envelopment）的前奏。利用增加或減少議程的方式試驗對方，以凸顯爭議的所在。如果對手對於增修沒有異議，就準備包裹的方式。對方多希望得到你所承諾的結果，以致你在最後也不好再拒絕妥協。 達成協議也可能因為談判代表是菜鳥，對於對手的專業容易留下印象所致。你也可以做出足以令他們提出抗議的改變來試驗他們（同時還要告知他們談判一旦展開，你的行程將不容許作任何更改） 在議程一開始起草時就完全同意，有時候只是發展中經濟體想要瞭解自己的談判代表對上國外團體時的技巧而已。他們認為這是提供國內管理階層學習的機會，並未更大宗的交易作準備。有任何一點這種意思，應該都會表現出很誠懇的樣子。在重要的決議中將時限提前，是另一個逼初學者提早繳械的方法。 完全反對
這和完全同意一樣令人懷疑。狂妄的大客戶希望完全掌握局勢（通常也是這樣）。而會有這樣的表現。這種情形對手應該會要求遵照他們準備議程，也許最後和你原先所擬的大同小異。不論如何，只要你還不至於餓肚子，就讓對手享受勝利的滋味吧。你會發現以自我為中心在一開始就是他們最主要的策略。把它轉化成你的優勢。An ego exposed is an ego defeated。 完全反對也可能是生手正在嘗試摸索。試著尋求對方的提案並微幅的增加在原來的議程中。如果他們依然堅持，尤其是當他們還是站在賣方時，他們可能有政府的保護，或根本就是無能的談判代表。到這個時候還表現出如此無理，通常就顯示是個毫無結果的討論。是該結束談判的時候了。
檢視自己所提出的議程是否合理。(如果是合理的，即使對方態度傲慢，你不想要的還是可以被刪除掉。) 要求抵達後立即召開會議
主方顯然是面對趕時間的對手。這應該會引起是否需要如此急迫的質疑。這是一家成功的企業具備的效率，或是衰退的公司所做的掙扎？（這些可能應該載對方到達前先研究過。）去訪代表若接獲這種請求，也可以提出類似上述的問題。此外，還可能落入對方以疲勞轟炸迫使代表接受對方預想的結果的圈套。如果主方堅持會議要在抵達當天進行，就是著提早一天到達。不然就多多休息，準備艱困的第一回合。 要求會議時間縮短、次數減少
若你站在賣方，這是相當不好的現象，你的公司可能會受到怠慢。再檢視你先前所提出的需求，看看他們是否不為所動。如果是的話，詳細解釋原本議程中的行程。若對方反應還是一樣，就可以準備取消交易了。
如果你是在採購或投資，賣方提出這樣的需求通常表示他們對你的挹注沒有迫切的需要。如果你在投資，這也可能表示標的公司已經被其他說客收服了。立即聯絡標的公司，要求明確的回答。
不論買方或賣方，會提出這種要求或許是相當忙碌的公司，而排不出討論的時間。他們甚至希望大部分的談判是透過電話或傳真，而非面對面的會議。特別是美國的企業，認為縮短討論的時間有助於企業的運作。如果你的公司還可以存續的話，就隨他們吧。 要求會議時間延長、次數增加 在某些企業文化中，偏好花較長的時間討論潛在合約中的每一項條文，並對快速的進行感到不悅。這些企業多來自於發展中的經濟體，他們擔心談判的能力並不如預期有時他們會感到侮辱，因為對方認為只消極短的時間即可對付他們公司（或國家）。沒有人喜歡被當作〝弱雞〞。如果是他們在採購，你可能要順從他們的期望。相反的，如果需求明顯的可以實現，那就承諾他們可以延長行程，以消彌他們的不安。如果他們只是增加社交活動的部分，最好還是配合他們。 通常國際貿易的新手（不論該國的經濟發展如何）不太確定如何進行，因此傾向較緩慢的進行。如果他們是談判中的客方，可能會加倍的不安。要求更多次的會議可以讓他們的意願充分表達，以及更多的時間討論價格。有些主方會用堅持原訂的議程以製造不安，有些則會某些部分讓步以消除不安的氣氛。當然，買賣方的角色必須加以考慮。 更換出席的部門 當採購的主方認為你應該和工程師會面（而不是你預期的行銷部門），可能是在暗示你〝謝謝，但是不必了〞。禮貌性的拜會不見得讓這趟跨國行程值回票價。你可能反對和兩個部門會面的提議，但是如果你原先指定部門的人員在會面當天被抽掉，你也不用感到驚訝。這裡有一些選擇： （1）提供技術文件或簡報投影片給原先預定的部門，希望能激發他們的興趣，為將來修正有經驗的行程。（2）派出小型代表團（個人）做簡短的簡報，在提起對方的興趣的同時比較能節省金錢。（3）和對方的競爭公司們訂定多重合約，並找尋最適合約。 採購的客方做禮貌性拜訪時很少被回絕。如果發生了就取消該行程，或開始找尋新的廠商。記住，在另一家公司說他們沒有興趣把作業系統賣給IBM之後，微軟才會成為軟體業的巨人。 過度社交
有些作客公司會將假期和生意搞混了，而且計畫把談判當作宴會的一種。要求文化之旅或其他學術活動就實在太過份了。如果對方是買家，就以最少的人力（和花費）協助安排行程。如果他們是賣方，不要浪費了你的款待和花費。提供這些資訊還要強調此行生意上的目的。 主方也可能也將議程附帶於社交活動中的嫌疑。有些時候，在某些文化中這是接待的標準，籌畫這些特別節目是加深印象用的。這也可能是包裹議程的前兆，或是企圖使客方倦怠。簡單的說，賣方必須堅持他們的底線，買方可以改變他們不必堅持的。 加入官方招待會
從發展中國家來的代表通常會要求官方招待會。這是因為若沒有政府介入指導，他們不是很熟悉商業的運作。如果他們是賣方，至少在機場安排歡迎會，若對方認為是必要的，盡可能仔細的規劃。必須讓賣方知道這些招待會和手上的這筆生意無關（如果正巧碰上這種案例）。
主方必須謹記，許多企業文化認為得到政府的許可即是凌駕會議的象徵。別人會認為地主公司企圖引進外力壓迫對方。因此，若沒有仔細調查對手之前，不要準備官方招待會。 多重地點的議程
買方可能希望參觀並在對方的辦公室、展覽室、工廠進行會議，以便能決定交易的程度。在小一點的範圍裡，這個絕對可以配合。在第一輪的談判中，只有最大的客戶允許用所有費用與時間換得一天的參觀行程。要記得有些具競爭性的研究，是在談判的偽裝下進行的。不要暴露大型計畫的全貌，直到你能掌握對手的動向。地主是賣方的話，會希望展示那些可能會引起興趣的設備。發表聲明反對這類的議程的要求，內容大意為在未獲國內同意之前，無法承諾多重地點的討論。不要讓對方在昂貴的旅途上浪費時間。如果時間允許，訪客會發現訪視行程將有所發現。 運用中間人(Using
Go-betweens)
在條文的倡議上，通常第三者可以在第一輪的談判中協助議程的預備工作。有時候交易著重於敏感的商品，或有些投資需經政府的審查，中間人可以扮演中立（或最少冷靜）的角色。貿易代理機構（通常來自地主國家，但不是必要的）在這種場合非常有幫助。擁有國際經驗且和沒有商業利益關係的管理階層，也是優先做中間人的候選人。 避免偏離主題(How to
Avoid Being Sidetracked?)
一旦議程決定，就必須小心以確保整個談判遵照議程進行，除非有重大發展突破。不習慣在議程的限制下作業的對手，可能會忽略時間的限制，或是想要轉移至另一項議題。有些代表團不斷的遲到，或想要重擬討論的題綱，是企圖混淆對手的時間感和注意力。
首席談判代表（或是次級會議的主談代表）必須運用強大的領導力，持續的堅持遵照議程進行。即使在賣東西，有任何企圖要重寫或修改議程時，都要表現出不悅的樣子。第一次出現問題時，可以稍微提醒對方這是違例的。不斷或是刻意的違例時就要直接反應，並質疑對方的企圖。賣方自己要謹慎關於如何運用交際手腕，因為大部分是源於對方的文化背景。買方或投資人通常只需在問題改正前，表達自己的不悅一次即可。 透明化的價值(The Value
of “Transparency”)
擁有合約法的經濟體一直不屑於缺乏“transparency”（明確的條例或立法）的開發中國家。的確在有些文化中會編排“隱藏性議程”，也有人是在察覺自己處於入室或不利後的反應。大公司或來自先進國家的人，必須不斷的留意那些拒絕透露真正的談判動機的對手。例如，在談判開始兩天前發現來訪的團隊阻撓你和他們競爭對手進行討論，這是相當令人氣憤的。更慘的是，你的對手會在國內展開和外資合作合夥之前，利用談判獲得技術能力。申訴通常不能挽回已經失去的時間和金錢。 在調查潛在的合作對象時，應包含過去曾經和他們做過生意的公司。特殊消息管道、國內貿易商、網路論壇都是這類消息不錯的來源。慎重是最好的方法，但是不少正派的公司擔心死纏爛打的方式。 可以說“不”的外國人(The
foreigner who can say “No”)
在八十年代，可以說“不”的日本人是該國最暢銷的書，而在九十年代中期，一本描述中國談判的人的類似書籍也被北京列為必讀的書籍。“不”一直是熟練的談判人最有力的工具，特別是在修改議程時。客方往往很難改變主方提出的議程的草案，因為他們不想表現得失禮。就算客方是在採購或是投資，也有可能會發生。 深入瞭解地主的文化（商業及社會）可以使談判代表對談判議程的提議和回應更具見解。儘管機場歡迎會、官方宴會、晚會以及午宴可能不是很必要，但也許能使談判更順暢。設定議程是一個讓雙方測試對方的能力和意願的方式。有時候這個時期得到的情報顯示談判並無立即必要。“不”這個答案可以讓對方對於談判行程有所概念。聰明的利用它。
|